Estensione del problema

Nell'ambito della questione dell'Anno 2000 si individuano quattro differenti aree interessate al fenomeno, con specifiche problematiche tecnico-organizzative:

1. i sistemi informatici centralizzati, basati cioe' su un computer di impresa, al quale sono collegate delle apparecchiature terminali per gli utenti. Oltre che ai programmi applicativi, deve essere posta attenzione anche alla infrastruttura tecnologica costituita dalle macchine e dai software di sistema, che potrebbero non essere conformi all’Anno 2000;
   
2. il parco di Personal Computer di una azienda, sui quali, oltre ad applicazioni di rilevanza aziendale, sono stati sviluppati o acquisiti dei programmi a cura degli stessi utenti, per il lavoro dipartimentale o per quello inerente le singole specializzazioni professionali. Gli aspetti di maggiore delicatezza di questa area sono:
   
   • l'elevato numero di Personal Computer coinvolti (in alcune aziende possono essere qualche migliaia);
   • la loro distribuzione logistica (molti sono in stabilimenti e uffici periferici, senza una ben nota collocazione fisica);
   • la configurazione hardware / software / programmi applicativi che è potenzialmente diversa e unica per ogni Personal Computer;
     
3. lo scambio informatico di dati tra aziende effettuato con qualunque modalità, sia telematica, che attraverso strumenti tradizionali quali dischi e nastri. Lo scambio di dati deve tener conto delle convenzioni usate dalle diverse aziende per rappresentare la data;
   
4. i microprocessori incorporati in strumentazione tecnica (embedded technology), come macchine utensili, robot, traslatori, ascensori, apparecchiature medicali, satelliti, stazioni di pompaggio di oleodotti, cavi sottomarini per il trasporto di energia, etc. Questi microprocessori, ormai diffusissimi in ogni sorta di apparecchiatura industriale e civile, sono computer a tutti gli effetti e come tali contengono al loro interno dei programmi memorizzati. Se questi programmi necessitano di gestire date per svolgere le funzioni alle quali il microprocessore è demandato, c'è un certo livello di probabilità che tale programmazione sia affetta dagli stessi problemi della rappresentazione dell'anno con 2 cifre discussi in precedenza. In Appendice I è riportata una lista di esempi di aree contenenti microprocessori.

I prodotti informatici, macchine e programmi per elaboratore, che funzionano correttamente indipendentemente dalle date, vengono indicati come "conformi all'Anno 2000".

Una quinta area potenzialmente interessata al fenomeno dell’Anno 2000 è quella dei prodotti e dei servizi venduti dalla vostra azienda, se questi contengono software o microprocessori. In una situazione di questo tipo va affrontato il problema di valutare se questi prodotti e servizi siano o meno conformi all’Anno 2000 e di valutare, inoltre, le implicazioni nei rapporti con i vostri clienti.

Questa area della tematica Anno 2000 non viene ulteriormente approfondita in questa sede anche se gli approcci che verranno delineati nel seguito, in linea di massima, possono essere ugualmente applicati.

Da un punto di vista formale, un prodotto informatico e' conforme all'Anno 2000 se rispetta, la definizione di conformita' di cui esistono pero' versioni di diversi Enti (es. Information Technology Association of America, British Standards Institute, ...)

Ovviamente questo manualetto non ha la pretesa di sostituirsi alla competenza dei professionisti delle varie discipline coinvolte nella questione dell’Anno 2000, ai quali è opportuno rivolgersi in tutti i casi nei quali il tema specifico rivesta particolare criticità sia per la dimensione del sistema coinvolto che per la importanza dei servizi ai quali è preposto.

In particolare il ricorso al supporto di consulenti professionali è necessario in tutti i casi in cui siano coinvolte tematiche di sicurezza e di salvaguardia della salute e della vita umana.

Indice >>

Questo problema influenza i vostri affari ?

Il più grosso errore che oggigiorno si possa commettere è quello di pensare che il problema dell'Anno 2000 non riguardi la propria azienda.

Per la maggioranza delle aziende, quello dell'Anno 2000 è un problema di grande rilevanza per gli affari e il funzionamento aziendale, prima che essere un problema tecnico-informatico. Inoltre questo problema non riguarda solo le aziende che usano elaboratori, potrebbe coinvolgere anche aziende che non li usano al loro interno.

Come può avvenire ciò ? Semplicemente perché nel mondo degli affari nessuno vive isolato. Tutti siamo clienti e fornitori di organizzazioni che usano elaboratori e se queste fossero impattate dall'Anno 2000, anche noi potremmo subirne delle conseguenze.

Cosa succederebbe se il vostro cliente non potesse emettere ordini ? O se il vostro fornitore non potesse ricevere il vostro ordine o non fosse in grado di soddisfarlo ? Cosa succederebbe se non foste pagati in tempo per le vostre forniture?

Ma cosa si dovrebbe fare? Da dove si dovrebbe cominciare ? Lo scopo di questa guida è di mostrare come sia possibile iniziare e come si possa capire se esistono problemi di questa natura.

Indice >>

CONSAPEVOLEZZA

Molte persone sono a conoscenza del problema dell'Anno 2000 e ritengono di comprenderne il significato. Se cio' fosse vero, tutte le aziende in Italia avrebbero gia' dovuto almeno predisporre dei fondi per indirizzare la soluzione di questo problema e la quasi totalità dovrebbero almeno aver gia' completato la fase, cosiddetta, di valutazione di impatto.

Poiche' dalle ultime rilevazioni fatte da Universita' e da Societa' di ricerche di mercato viene evidenziata una situazione molto diversa, vi invitiamo a riflettere sui punti seguenti che vari esperti della materia e la pubblicistica mondiale ritengono incontrovertibili: 

• La maggior parte delle aziende sono a rischio Anno 2000, indipendentemente dalle loro dimensioni;
• Anche le aziende che utilizzano pacchetti applicativi acquistati sono a rischio;
• Eseguire una valutazione di impatto non e' un esercizio banale;
• Le conseguenze della questione dell’Anno 2000 sull'azienda potrebbero comportare notevoli problemi di operativita';
• Le risorse tecniche per intervenire sul problema diventeranno sempre piu' scarse e costose;
• Il tempo scorre inesorabilmente;
• Le aziende devono considerare questo problema come loro priorita' NUMERO UNO.

Una giusta CONSAPEVOLEZZA porta alla decisione di AGIRE, la quale a sua volta richiede l'assegnazione di INCARICHI specifici.

INCARICHI

Il primo "incarico", necessario per assicurare una buona probabilita' di successo, e' quello della assunzione da parte del vertice aziendale della totale responsabilita' dei risultati di questa attivita'. Questa impostazione permette di assicurare al progetto di adeguamento all'Anno 2000 tutto il supporto aziendale che si rendera' necessario e di mantenere l'alta direzione informata sul procedere dei lavori.

Il secondo incarico da assegnare e' quello di Capo Progetto. La persona incaricata di questa responsabilità dovrebbe avere una notevole competenza aziendale e spiccate capacita' realizzative. Fin dall'inizio il Capo Progetto Anno 2000 dovrà essere coinvolto a tempo pieno, dovrà avere la necessaria autorita' e il pieno supporto della Direzione Generale.

È argomento di dibattito se la responsabilità di Capo Progetto sia da assegnare al Responsabile del Centro Elaborazione Dati: un elemento da prendere in considerazione per prendere questa decisione è che questa persona potrebbe essere gia' notevolmente impegnata in attività tecniche e non avere il tempo necessario per indirizzare anche tutti gli aspetti non strettamente informatici.

Il Capo Progetto deve essere affiancato da persone provenienti dalle varie unità operative, che partecipano direttamente almeno alle attivita' di valutazione.

Indice >>

AZIONI

AVVIO DEL PROGETTO

Avendo nominato il Capo Progetto, è necessario assicurarsi che l'intera organizzazione comprenda che lo sforzo di adeguamento all'Anno 2000 sara' il progetto aziendale a più alta priorità , e richiedera', quindi, il supporto di tutte le unita' organizzative, con il conseguente effetto che altre attivita' pianificate potrebbero subire ritardi o essere cancellate.

Se le persone capiscono la serieta' della situazione saranno piu' facilmente in grado di accettare l'inevitabile scompiglio e le esigenze che ne derivano.

Le comunicazioni sono una componente fondamentale per il successo del progetto Anno 2000; a tale scopo gli "incarichi"; devono essere ufficiali e resi pubblici.

Bisogna fare in modo che ciascuno sappia cosa sta accadendo e capisca chiaramente quanto cio' sia importante per l'organizzazione.

È opportuno valutare la possibilita' di organizzare una riunione alla quale siano invitati tutti i manager e gli impiegati, oppure di spedire un memo a tutte le persone dell'azienda.

Se la dimensione e la complessita' dell'azienda rendessero improbabile il completamento del lavoro di valutazione nel giro di pochi giorni (cosa molto realistica per la maggior parte delle organizzazioni), e' necessario mantenere informate le persone su base regolare sullo stato d'avanzamento dei lavori.

Dovra' essere assegnato un budget preliminare e, contemporaneamente, saranno definite le modalità di controllo finanziario, anche se nelle fasi iniziali non saranno disponibili stime di costi attendibili. Ciononostante, per evitare ritardi, è opportuno tollerare, almeno inizialmente, azioni e spese con limitati controlli preventivi.

In ultima analisi questo progetto nella sua globalità sara' costoso e richiedera' un processo di controllo delle spese, che non dovrebbe però rappresentare un elemento di rallentamento del progredire dei lavori.

Indice >>

RILEVAZIONE

La fase di Rilevazione permette di raccogliere tutti gli elementi necessari per la successiva fase di Valutazione, inizia con la rilevazione dei processi aziendali e dei relativi sistemi informatici di supporto (Modulo suggerito in Appendice A).

Si consiglia di procedere determinando quali sono i cinque processi aziendali piu' importanti e il perche' di tale importanza. Successivamente si determina "cosa fanno" questi processi e "da quali sistemi informatici dipendono" per l'esecuzione dei loro compiti.

La selezione dei processi va poi rivalutata criticamente per essere sicuri di aver individuato i cinque processi più importanti e di averli ordinati secondo un corretto livello di criticità aziendale.

Solo a questo punto si può fare un ulteriore passo e identificare i successivi cinque processi con lo stesso procedimento usato in precedenza.

La rilevazione va avanti finché non si sono elencati e posti in ordine di criticità tutti i processi aziendali e non si sono individuati tutti i sistemi e le applicazioni che supportano ciascun processo.

Oltre alla rilevazione dei processi aziendali e dei sistemi informatici di supporto è necessario estendere l'attività di rilevazione ad altre aree, secondo la seguente traccia:

1. compilare un inventario di tutti gli elaboratori usati in azienda, inclusi i PersonalComputer. (Modulo suggerito in Appendice B)
2. compilare un inventario di tutti i software di sistema (Modulo suggerito in Appendice C)
3. compilare un elenco di tutti i fornitori critici e dei clienti principali per poterli contattare e valutare quali piani d'azione Anno 2000 abbiano in esecuzione. (Modulo suggerito in Appendice E) Vedere capitolo Partner commerciali
4. compilare un inventario di tutto il macchinario e di tutti i dispositivi che contengono microprocessori incorporati (micro-chip). (Modulo suggerito in Appendice F) Vedere capitolo Microprocessori
5. compilare un inventario di moduli e documenti cartacei, ad uso esterno ed interno, che contengono dei campi-data, per le necessarie modifiche.

   Indice >>

VALUTAZIONE

Scopo della Valutazione e' quello di definire quanto il problema dell'Anno 2000 coinvolga l'azienda, in particolare e' necessario:

• accertare la dimensione del problema

• esplorare le possibili azioni richieste per la soluzione e comprenderne le implicazioni

• decidere le priorita' e la sequenza delle azioni richieste

• definire competenze e risorse necessarie per eseguire quelle azioni e sviluppare piani alternativi di emergenza per le aree di primaria importanza per l'azienda

• identificare e quantificare i rischi

Il primo passo è quello di stabilire se l'infrastruttura di elaborazione dati e' conforme all'Anno 2000 in tutti i suoi componenti e, nel caso ciò non fosse, di individuare quei componenti che devono essere resi conformi. Tutto ciò al fine di predisporre dei piani per avere il piu' presto possibile l'infrastruttura conforme nella sua globalità. In altre parole è necessario avere conferma che tutti i componenti hardware e software non-applicativo necessari per l'esecuzione delle applicazioni siano conformi all'Anno 2000 o possano essere resi tali ed, eventualmente, con quali modalità.

Si raccomanda di iniziare dalle macchine (hardware): tutti gli elaboratori aziendali sono conformi? I costruttori o i fornitori dovrebbero essere in grado di dare risposte a queste domande. Se si opera in rete (anche una piccola rete locale) c'è da chiedersi se tutte le unita' di controllo in rete sono conformi. Alcune di loro potrebbero non essere influenzate dalla data, ma anche in questo caso è opportuno conoscere la posizione ufficiale dei relativi fornitori.

Si proceda poi al controllo dei sistemi operativi, dei linguaggi di programmazione, dei database, dei software di comunicazione e dei programmi di utilita' o di servizio: il punto chiave di partenza è sapere quale versione del software si sta usando. Potrebbe essere necessario consultare il fornitore dello specifico software per sapere se quella versione è conforme all'Anno 2000 o se invece sono necessari sostituzioni o aggiornamenti.

In Appendice G è riportato un esempio di testo da sottoporre ai propri fornitori hardware o software per ottenere informazioni sullo stato di conformità dei loro prodotti.

Il passo successivo è quello dell'analisi di tutte le applicazioni che supportano i processi aziendali. Le decisioni da prendere a questo punto sono notevolmente influenzate dalle risposte alle seguenti domande:

• Ciascun programma serve per uno scopo valido ? Potrebbe sorprendere il fatto che alcuni programmi sembrano non servire; in tal caso questi programmi vanno evidenziati per una possibile loro eliminazione; attenzione pero’: una conclusione affrettata in questo senso potrebbe risultare errata.

• Esiste un problema di DATA in ciascuna applicazione e/o nei suoi database (archivi dei dati) ? Se la risposta è positiva quanto lavoro e quanto tempo sono necessari per porvi rimedio ? Queste sono le domande chiavi di tutto il processo di valutazione e la risposta a queste domande determina la strategia di adeguamento del sistema informatico. Per stimare il tempo richiesto da ciascuna applicazione per essere resa conforme all'Anno 2000, una volta indirizzati gli eventuali problemi di infrastruttura tecnologica, è necessario segmentare ciascun sistema informatico nelle applicazioni o sottosistemi che lo costituiscono, verificare per ciascuna applicazione se:
  1 - è totalmente acquistata come pacchetto applicativo da un fornitore o
  2 - è totalmente o parzialmente sviluppata specificatamente per l'azienda.
  Nel primo caso il fornitore dovrebbe essere in grado di comunicare se l'applicazione è conforme o cosa è necessario fare per renderla tale. Nel secondo caso è necessario provvedere ad una verifica tecnica dell'applicazione e per ottenere risultati più rapidi e più attendibili si raccomanda l'adozione di strumenti software di valutazione che possano automatizzare in tutto o in parte questo lavoro. La disponibilità o meno di questi strumenti software dipende dal tipo di elaboratore sul quale l'applicazione viene eseguita e dal linguaggio di programmazione usato. Un punto che l’esperienza ha dimostrato importante è rappresentato dal controllo accurato di rigida corrispondenza tra la versione del programma correntemente usato come linguaggio macchina ("object code") e la sua versione codificata secondo il linguaggio dei programmatori ("source code"), che è poi quella che viene ispezionata per valutazioni di questi tipo. Il carico di lavoro e i tempi necessari per adeguare all'Anno 2000 l'applicazione dipendono dall'esistenza o meno di strumenti software di conversione automatici. Il supporto di esperti in queste valutazioni è caldamente raccomandato. Completata questa investigazione è possibile avere una prima valutazione dei tempi necessari per ottenere la conformita' all'Anno 2000 di ciascun sistema.
  
  
• Se c'e' un problema di data, quanto e' grave il suo impatto aziendale ? E' esso in grado di bloccare, totalmente o parzialmente, l'attività operativa e quindi gli affari dell'azienda ? O si tratta piuttosto di un inconveniente minore che iniziera' ad avere impatto sugli affari solo successivamente ? Se normalmente l'azienda elabora ordini per consegne oltre i prossimi 6 mesi, potrebbe essere necessario iniziare a gestire ordini per l'Anno 2000 da giugno 1999, e in questo caso come si comporta il sistema informatico ? Le risposte a queste domande aiuteranno a focalizzare le criticità e a definire le priorita'.
  
  
• L'azienda sta gia' realizzando un nuovo sistema e nuove applicazioni sostitutive delle attuali in esercizio ? Porre speciale attenzione a questi casi. Preparare piani alternativi o di emergenza. Esiste infatti una lunga casistica di progetti informatici che hanno richiesto piu' tempo di realizzazione del previsto ! Decidere quanto tempo sara' necessario per la realizzazione del piano alternativo; questo elemento definira' la data alla quale è necessario fare le verifiche di avanzamento del piano principale per decidere se è necessario iniziare la realizzazione del "piano alternativo".

Ritornando al Questionario di Rilevazione (Appendice A), e' necessario analizzare gli elementi raccolti per sviluppare una nuova lista delle applicazioni informatiche secondo un ordine di priorità di intervento.

La priorità di intervento deve essere stimata combinando diversi elementi quali, il livello di criticità del processo aziendale supportato, la stima dei tempi necessari per ottenere la conformità all'Anno 2000 dell'applicazione e la valutazione su quando date relative al 2000 inizieranno ad essere trattate dal questa applicazione.

Il Sommario di Valutazione fornito nell'esempio (Appendice D) potrebbe costituire un'utile guida per la fase di pianificazione.

Indice >>

PIANIFICAZIONE

Avendo determinato la lista delle applicazioni in ordine di priorità, si deve a questo punto decidere cosa deve essere fatto esattamente per ciascuna applicazione, come dev'essere ottenuto il risultato desiderato e chi ha la responsabilita' di garantire l'esecuzione del lavoro nei tempi stabiliti.

Come già detto, per le applicazioni acquistate da un fornitore esterno, si dovra' far affidamento su quel fornitore per effettuare le modifiche necessarie o per ottenere una versione dell'applicazione che sia conforme all'Anno 2000. Se all'applicazione acquistata sono state apportate delle modifiche, per adattarla meglio alle esigenze aziendali, dovrà essere valutato se anche queste modifiche richiedono d'essere rese conformi all'Anno 2000. In ogni caso, la prima cosa da fare e' contattare il fornitore e concordare un piano d'azione. Nel caso in cui il fornitore iniziale avesse cessato l'attivita' o non fosse in grado di risolvere il problema, sarà necessario identificare dei fornitori alternativi e valutare molto rapidamente i prodotti sostitutivi più adatti ed i tempi necessari per la loro adozione.

Per applicazioni sviluppate in azienda o per le personalizzazioni di applicazioni acquistate, deve anche essere deciso COME realizzare le necessarie modifiche. La letteratura tecnica in proposito segnala diverse opzioni, le due più frequentemente usate sono:

1. la conversione del formato dell'anno da due a quattro cifre

2. l’uso della tecnica cosiddetta di "windowing" che mantiene l'anno a due cifre ma introduce nei programmi una logica di interpretazione delle date che consente di posizionarle nel secolo appropriato e quindi di elaborarle correttamente.

È molto frequente il caso di adozione combinata delle due opzioni per rispondere alle diverse esigenze poste dalla pratica operativa dei sistemi informatici. I relativi vantaggi e svantaggi di queste opzioni possono essere trovati nel documento liberamente scaricabile da Internet, preparato da IBM nel 1995 e successivamente aggiornato, intitolato: "The Year 200 And 2-Digit Dates: A Guide For Planning And Implementation" (vedere il capitolo Riferimenti).

Nell'elaborare i piani è opportuno fare attenzione ad alcuni aspetti importanti, tra i quali:

• gli sforzi e i tempi necessari per installare eventuali applicazioni sostitutive;
• la verifica che le risorse e le competenze siano disponibili all'interno dell'azienda o presso societa' di servizi;
• l'evidenza delle date critiche che indicano quando devono essere presi in considerazione piani alternativi.
• le stime dei costi delle singole azioni identificate.

Nell'ipotesi di aver deciso su come fare le modifiche e di aver stimato il tempo necessario per l'effettuazione di questo lavoro per ciascuna applicazione, è necessario procedere alla pianificazione delle attività di Test. Queste attività dovranno tener conto dei problemi di coesistenza del test con le attività correnti di produzione informatica e potrebbero evidenziare esigenze di capacita' elaborativa aggiuntiva per quanto concerne il tempo di disponibilità dell'elaboratore, la sua potenza e la capacità di memoria sui dischi.

CONVERSIONE

Il lavoro di conversione si riferisce ai soli componenti del sistema informatico, siano essi macchine o programmi, che non sono conformi all'Anno 2000.

La conversione prevede due blocchi di attività relativamente distinte che successivamente si integrano in fase di test:

• adeguamento della infrastruttura tecnologica (macchine e software di sistema) e

• conversione del parco programmi applicativi.

Per rendere la infrastruttura tecnologica conforme all'Anno 2000 è necessario intervenire su tutti i componenti non conformi e adeguarli attraverso un lavoro di aggiornamento o di sostituzione, secondo le indicazioni ottenute dai fornitori dei singoli componenti.

È opportuno evidenziare che l'adeguamento della infrastruttura può talvolta richiedere delle modifiche ai programmi applicativi, modifiche che vanno ad aggiungersi a quelle richieste dalla corretta gestione logica dell'Anno 2000.

Per quanto riguarda i programmi applicativi, se c'è sostituzione completa delle applicazioni con nuovi pacchetti o con versioni aggiornate dei pacchetti preesistenti, non si dà luogo ad alcun lavoro di conversione se non relativamente ad eventuali modifiche o aggiunte fatte ai pacchetti originari, che è necessario conservare per specifiche esigenze aziendali.

In tutti gli altri casi dovrà essere svolto un lavoro di conversione sui programmi non sostituiti, che in generale richiede interventi di modifica sui programmi stessi.

In quest'ultimo caso si raccomanda di ricercare degli strumenti software di conversione automatica per ridurre il carico di lavoro e per aumentare la qualità del risultato, oppure di ricorrere ad una organizzazione esterna (Conversion factory) che possa eseguire il lavoro di conversione. È intuitivo che qualunque miglioramento nella qualità della conversione ha ripercussioni positive sul lavoro di test, che rappresenta la fase più onerosa di tutto il progetto di adeguamento all'Anno 2000 del sistema informatico.

TEST

In un qualsiasi progetto informatico il test rappresenta da sempre una delle fasi più importanti; per di più, nonostante in sede di pianificazione venga normalmente riservato un tempo adeguato, essendo posto in fondo al ciclo progettuale, il test paga spesso le conseguenze dei ritardi accumulati nelle fasi precedenti. In uno scenario complesso come l’Anno 2000, dove l’impatto è certamente elevato, non tenere adeguatamente in considerazione il collaudo dei sistemi informatici, rischia di generare possibili ripercussioni sull’andamento degli affari.

L’approccio deve prevedere l’analisi dei sistemi informatici attraverso un’ottica di criticità di business, valutando quindi per ogni livello critico le tipologie di test da eseguire. Attraverso questa analisi sarà possibile tenere sotto controllo tutti quei fenomeni che spesso fanno "saltare" i piani di progetto:

• rispetto dei tempi d’esecuzione;

• conflitto di risorse;

• impatto delle attività su un altro gruppo di lavoro;

• predisposizione dell’ambiente (HW e SW);

• tipologia di test da eseguire.

Gli obiettivi dei Test Anno 2000 possono essere suddivisi in due classi:

• primari o funzionali;

• secondari o d'ambiente.

Gli obiettivi primari indirizzano prevalentemente la funzionalità applicativa del sistema in esame. In particolare l'attenzione è concentrata sulla:

• verifica che il sistema, adeguato al trattamento dell’anno 2000 mantenga le stesse funzionalità della versione precedente all’intervento a parità di condizioni e fattori esterni (per tutti i sistemi sottoposti ad adeguamento Anno 2000);

• verifica che il sistema in condizioni di date future (nuovo secolo) dia risultati confrontabili a quelli attuali, fatta eccezione per le date;

• verifica che il sistema gestisca correttamente i processi a cavallo delle due situazioni temporali (1999 e 2000).

Gli obiettivi secondari indirizzano prevalentemente le problematiche del sistema nel contesto in cui opera, inteso come ambiente e/o scambio verso altre aree, siano esse esterne o interne. In particolare l'attenzione è concentrata sulla:

• verifica che il sistema non introduca appesantimenti dal punto di vista delle prestazioni (per tutti i sistemi sottoposti ad adeguamento Anno 2000);

• verifica che il sistema operi correttamente in un contesto di software di sistema anch’esso migrato all’anno 2000;

• verifica che il sistema sia in grado di gestire correttamente lo scambio di informazioni con gli altri.

In questi obiettivi rientrano anche i pacchetti esterni, per i quali è richiesta una maggior attenzione alle interfacce realizzate per consentire lo scambio d’informazioni con altri componenti del sistema.

Il test per l'Anno 2000 e' in qualche misura diverso da quello tradizionale in quanto si orienta ad un aspetto specifico di funzionalita' che deve essere provato in numerose e differenti circostanze. Per l'esecuzione del test è necessario aver predisposto l'infrastruttura tecnologica, aver preparato gli archivi dei dati sui quali sarà effettuato il test e aver definito i casi prova.

Si elencano qui di seguito alcuni test Anno 2000 raccomandati:

• test di non-regressione: questo test serve a verificare che il sistema informatico, dopo le modifiche per il suo adeguamento all'Anno 2000, abbia almeno lo stesso livello di funzionalità preesistente. Il test è effettuato posizionando la data del sistema al valore attuale e usando transazioni con date reali selezionate da un campione di transazioni informatiche di uso corrente.

• test con date miste: questo test riguarda operazioni con data del sistema posizionata ancora al valore attuale, ma introducendo transazioni con date che vadano nel 2000. Si raccomanda di estendere l'orizzonte oltre il 1 marzo dell'Anno 2000, per il test della corretta gestione del 2000 come anno bisestile.

• test di transizione dal 1999 al 2000: questo test deve verificare che hardware e software possano effettuare correttamente la transizione all'Anno 2000 ed è particolarmente delicato perché richiede il posizionamento della data del sistema ad un valore futuro. Il cambiamento della data corrente di un elaboratore centrale richiede la massima attenzione e puo' avere conseguenze disastrose se effettuato in modo improprio (*). Solo coloro che possiedono un'approfondita conoscenza del sistema operativo, e delle operazioni in generale, dovrebbero prendere la decisione di effettuarlo. Un salvataggio completo degli archivi dovrebbe ovviamente essere fatto prima di ogni azione in tal senso. È opportuno rivolgersi ad esperti prima di intraprendere questa verifica.
  (*) Quando si posiziona la data del sistema ad un valore futuro possono generarsi degli effetti inaspettati che è necessario conoscere per poterli gestire. Citiamo a titolo di esempio: le password, alcuni tipi di utenze ed alcune licenze software potrebbero scadere, i meccanismi di lancio automatico di alcune operazioni di sistema potrebbero non lavorare più correttamente, le code di stampa potrebbero essere cancellate, alcuni archivi dati potrebbero apparire scaduti, ecc.

• test di traslazione nel tempo: questo è il test delle operazioni con data del sistema posizionata nel 2000 e date nelle transazioni successive ed antecedenti al primo gennaio 2000. La parte più critica di questo test è relativa alla costruzione di un ambiente applicativo in termini di dati che sia realistico, completo, coerente e traslato nel tempo. Per ottenere questo risultato è necessario partire da un insieme di dati reali e procedere al loro "invecchiamento", operazione delicata che richiede anche la conoscenza accurata della logica delle applicazioni. Anche per questo test vanno considerate le avvertenze riportate al punto precedente e relative alla traslazione nel tempo della data del sistema.

• i test dovranno riguardare operazioni giornaliere, settimanali, chiusure mensili, trimestrali, semestrali e annuali, oltre all’apertura dell'anno successivo.

L'attivita' di test richiedera' ovviamente del tempo e il potenziamento delle apparecchiature normalmente utilizzate per le operazioni correnti. SI tendera', inoltre, a schedulare tale attivita' al di fuori del normale orario d'ufficio oppure ad usare un ambiente di prova separato, omologo a quello in esercizio installato negli stessi locali, o in una sede separata presso una società di servizi. .

Si evidenzia infine che i test richiederanno, per la preparazione dei casi prova e per il controllo dei risultati, la partecipazione degli utenti finali, perché essi sono i soli che conoscono bene il funzionamento delle applicazioni e, di conseguenza, sono in grado di individuare eventuali malfunzionamenti.

PIANI DI EMERGENZA

Un altro aspetto da prendere in considerazione nel processo di adeguamento all’anno 2000 e’ la stesura di un Piano di Emergenza (Contingency Planning), che permetta di preparare l’azienda ad affrontare i problemi derivanti da :

• non completato adeguamento alle problematiche dell’Anno 2000, delle risorse interne (hardware, software di sistema, programmi applicativi, ecc.).

• non completato adeguamento alle problematiche dell’Anno 2000 da parte di fornitori e clienti dell’azienda. Questo fatto potrebbe provocare inconvenienti nelle forniture sia delle risorse energetiche, sia delle risorse primarie aziendali (Materie prime, semilavorati, informazioni, ecc.).

Obiettivo principale dei Piani di Emergenza e’ assicurare la continuita’ degli affari aziendali, ad un livello minimo di accettabilita’, e puo’ avere come oggetto tutta l’azienda, o puo’ essere limitato ad una divisione o ad un processo.

I Piani di Emergenza partono quindi dalla comprensione degli attuali processi di business, per poi arrivare a sviluppare ed eseguire metodi alternativi per il processo di business stesso. Infatti il metodo attuale di fare business potrebbe non funzionare nell’anno 2000. E’ quindi necessario cercare di mitigare e ridurre l’impatto del rischio anno 2000 sulle attivita’ dell’azienda.

Lo sforzo maggiore e’ dedicato alle attivita’ di analisi dei processi e degli asset.

Segue poi una fase di definizione del Piano di Emergenza vero e proprio.

In questa Fase, devono essere definite le varie alternative di soluzione per ogni processo, vanno definiti i relativi rischi, costi e benefici, e va quindi scelta la soluzione piu’ appropriata sulla base di un corretto bilanciamento tra i vari elementi.

La soluzione scelta sara’ quindi documentata in dettaglio, e le sara’ assegnato un responsabile e il relativo gruppo di lavoro. In particolare la documentazione dovra’ prevedere la descrizione delle modalita’ di riconoscimento dell’emergenza e della attivazione del relativo piano.

Va inoltre tenuta presente l’esigenza di predisporre una strategia e delle procedure per affrontare il periodo critico (giorni o settimane) a cavallo tra la fine del 1999 e l’inizio del 2000. Ad esempio, potrebbe essere pianificata la chiusura totale dei sistemi informatici qualche giorno prima del 31 Dicembre 1999, con ripresa delle operazioni qualche giorno dopo l’inizio del nuovo secolo. Analoghe strategie vanno pensate anche per quello che riguarda l’operatività degli impianti industriali.

La Fase finale della preparazione dei piani di emergenza e’ quella relativa alle attivita’ di Test di tali piani. Obiettivo di questa Fase e’ la validazione dei Piani di Emergenza proposti.

Innanzi tutto va predisposta la documentazione relativa ai vari test da effettuare per ogni singolo Piano di Emergenza, con identificazione di ruoli e responsabilita’.

Successivamente, i test vanno preparati operativamente ed effettuati.

Da ultimo i test vanno validati, esaminandone i risultati finali, e , sulla base di tali risultati, si procedera’ all’eventuale aggiornamento dei piani iniziali.

Indice >>

PREVENZIONE e CONTROLLO

Fin dall'inizio delle attivita' sull'Anno 2000 vanno definite delle modalità di lavoro che prevengano la reintroduzione di problemi analoghi a quelli che stiamo cercando di risolvere.

Per ottenere ciò è necessario assicurarsi che l'azienda acquisti esclusivamente prodotti "conformi all'Anno 2000".

È importante essere consci del problema ed assicurarsi che a tutti i fornitori vengano poste le giuste domande (e ogniqualvolta possibile, ottenute dichiarazioni scritte).

È opportuno utilizzare questo approccio anche per tutti gli acquisti di tipo tecnologico, e in particolare per quelle apparecchiature che contengono una qualsiasi forma di microprocessore incorporato.

Inoltre tutti i progetti di nuovi sistemi informatici in corso di realizzazione e non ancora completati dovrebbero essere immediatamente esaminati per assicurarsi che siano conformi all'Anno 2000.

Bisogna poi intensificare tutti i controlli sulle modifiche dei programmi in esercizio, al fine di assicurare che qualsiasi cambiamento fatto per ottenere la conformita' non sia compromesso da una parallela attivita' di modifica o manutenzione, ordinaria o straordinaria. Se si dipende da una terza parte per la fornitura di questi servizi, è necessario negoziare le modalità secondo le quali effettuare le modifiche ed ottenere l'accordo per iscritto.

Indice >>

PERSONAL COMPUTER

E' innegabile che esista una certa confusione riguardo alla necessita' e, al tempo stesso, ai pericoli di effettuare i test dei PC per stabilire se siano o meno conformi all'Anno 2000.

Per le grandi e medie organizzazioni, dove la maggioranza dei PC sono collegati in rete e gestiscono sia applicazioni locali che applicazioni aziendali, si suggerisce di ricorrere alla consulenza di una organizzazione specializzata che possa effettuare il lavoro di valutazione con il supporto di strumenti diagnostici automatici (vedasi ad esempio il capitolo Riferimenti alla voce Clicknet Y2K).

Per le altre situazioni viene qui suggerita una modalità manuale che consente di valutare lo stato di conformità all’Anno 2000 di un PC come macchina (prescindendo quindi dal software che va valutato a parte).

Innanzitutto come in tutte le attivita' di test è necessario assicurarsi che siano state fatte adeguate copie di salvataggio di tutti i programmi e di tutti gli archivi importanti; si suggerisce di fare almeno due copie. Assicurarsi inoltre che siano fatte almeno due copie del dischetto di sistema per ciascun PC.
Se il PC e' collegato a qualsiasi altro PC o in rete, isolare il PC prima di procedere al test.

Lo scopo di questo primo test e' di stabilire se l'orologio (clock) del PC effettuera' correttamente la transizione dal 1999 al 2000 a PC acceso e continuera' a funzionare correttamente:

Impostare l'orologio alle 23:57 del 31/12/1999
Lasciare acceso il PC e controllare che possa fare la transizione
Lasciarlo funzionare oltre alle ore 00:03 del 01/01/2000

Se tutto sembra funzionare correttamente, dopo aver preso nota dell'ora, spegnere il PC.
Aspettare alcuni minuti, riaccendere il PC e controllare che sia trascorso l'esatto ammontare di tempo.

Il secondo test è per verificare che la transizione sia correttamente eseguita anche a PC spento:

Reimpostare l'orologio alle 23:57 del 31/12/1999
Spegnere il PC, prendere nota dell'ora ed aspettare cinque minuti
Riaccendere il PC e verificare che il PC sia passato al 01/01/2000 e sia trascorso l'esatto numero di minuti.

Se il PC non ha effettuato correttamente la transizione in entrambi i test, allora esiste un problema e dovrà essere richiesta l'assistenza al venditore per saper quali azioni devono essere intraprese.

Se durante il test non sono state attivate applicazioni, dopo aver re-impostato la data e l'ora ai valori reali corretti, tutte le applicazioni dovrebbero funzionare come in precedenza. 
Verificate voi stessi che cio' accada e che i dati piu' recenti siano integri e non corrotti in alcun modo.

Ovviamente quanto sopra è relativo alla verifica del comportamento del PC in quanto puro elaboratore (hardware); rimane aperto un possibile problema per quanto riguarda il sistema operativo, eventuale altro software di sistema (database, comunicazioni,... ) e le applicazioni, sia personali che aziendali.

Per le verifiche e le azioni su questi aspetti si rimanda a quanto discusso nelle pagine precedenti con l'accortezza di considerare ciascun Personal Computer come un elaboratore a tutti gli effetti.

Indice >>

 PARTNER COMMERCIALI

E' gia' stato chiarito che il problema dell'Anno 2000 e' di natura pervasiva. Poiche' tale problema sara' in grado di influenzare in qualche misura la maggior parte delle organizzazioni, queste saranno obbligate ad effettuare delle modifiche ai loro sistemi o ai loro processi, ed alcune di queste modifiche potranno influenzare i partner commerciali.

Ad esempio nell'assicurarvi d'essere in grado di ricevere e gestire gli ordini dei vostri clienti e di conseguenza di poterli fatturare correttamente, assicuratevi che anche le vostre esigenze possano essere soddisfatte dai vostri fornitori e dai vostri canali di commercializzazione.

Nel caso foste fornitore di grandi organizzazioni, che sono gia' in fase avanzata nel progetto Anno 2000, avrete probabilmente già avuto dei contatti su questo argomento. Esse vi avranno richiesto di conoscere quali sono i vostri piani e vi avranno informato sulle modifiche che intendono realizzare. Tuttavia se questi contatti non sono ancora avvenuti potrebbe essere vostro interesse prendere l'iniziativa nell'avviare il dialogo.

Scoprirete così cio' che i vostri partner commerciali stanno pianificando di fare, quali modifiche stanno considerando e quando esse dovrebbero entrare in vigore. Se avete agito con sufficiente anticipo potreste essere in grado di influenzare le loro modifiche e fare sì che i vostri partner commerciali vi seguano, piuttosto che subire voi delle modifiche imposte dall'esterno.

Nel decidere quali possano essere i vostri principali fornitori considerate l'intera gamma: fornitori di componenti, fornitori di beni e servizi, fornitori regolari ed occasionali. Questa e' un'altra area che potrebbe richiedere lo sviluppo di piani alternativi in caso di emergenze che derivano dalla situazione di vostri fornitori che fossero impattati pesantemente dal problema dell'Anno 2000.

Un aspetto che va curato con particolare attenzione è quello relativo allo scambio di dati con i partner commerciali, scambio effettuato sia attraverso reti telematiche che, più tradizionalmente, attraverso il movimento fisico di dischi o nastri magnetici.

Poiché una azienda ha diverse opzioni per definire il formato delle date per il suo sistema reso conforme all'Anno 2000, è necessario che siano chiarite le convenzioni secondo le quali le informazioni sono scambiate, siano specificati i tempi in cui le nuove convenzioni sono rese operative, siano sviluppati dei nuovi programmi di interfacciamento che effettuino eventuali transcodifiche in ingresso o in uscita per rendere compatibile lo scambio dei dati, e che si provveda poi alla verifica pratica di funzionalità di queste nuove modalità operative.

In sostanza con i partner commerciali, relativamente all'Anno 2000, è necessario procedere a due tipi di verifiche: la prima relativa al loro stato di conformità per evitare che eventuali problemi operativi futuri possano impattare gli affari tra le aziende, la seconda, nel caso sussista uno scambio informatico di dati, che tutto proceda regolarmente sia nella fase di transizione che quando tutti i sistemi siano stati resi conformi.

In Appendice H è riportato un esempio di lettera da inviare ai partner commerciali per le opportune verifiche dei loro piano di conformita'.

Indice >>

MICROPROCESSORI INCORPORATI

Questa e' un'area di attivita' relative all'Anno 2000 che potrebbe essere estremamente complessa per alcune organizzazioni o del tutto trascurabile per altre.

I microprocessori detti anche "chip", sono inseriti come componenti in dispositivi ed attrezzature di varia natura che si possono trovare negli uffici, negli stabilimenti e negli impianti di processo. Qualsiasi apparecchiatura che visualizzi o elabori date o tempi è potenzialmente a rischio nella sfida posta dall’Anno 2000.

Nei microprocessori incorporati la programmazione è completamente invisibile all'utente e, molto spesso, allo stesso produttore che ha assemblato l'apparecchiatura; quindi, per avere delle informazioni sulle caratteristiche di comportamento del complesso microprocessore / programma è necessario risalire al fornitore originario, operazione non sempre agevole, oppure procedere con un piano di test specifici.

Alla fine del 1998 in tutto il mondo sono stati prodotti 25 miliardi di microprocessori e ciascuno di questi potrebbe essere condizionato dalla sfida dell’anno 2000. Secondo alcune ricerche condotte negli ultimi anni, dall’1,5% al 3% dei microprocessori ha avuto malfunzionamenti durante le prove di cambio data. Secondo la Commissione Governativa Inglese, Action 2000, per i microprocessori più sofisticati sono state riportate percentuali di malfunzionamento dovuto alla data fino al 50 %.

Per superare ogni dubbio è necessario anzitutto creare un "gruppo di lavoro multi-disciplinare" con competenze diversificate (produzione, elettromeccanica, gestionale) e quindi:

• preparare un inventario dei dispositivi e dei macchinari contenenti microprocessori. Un inventario completo potrebbe, in casi complessi, consistere anche in decine o migliaia di oggetti. Per ovviare ai tempi necessariamente lunghi si può ricorrere ad una "analisi a campione".

• valutare l’impatto sugli affari per ciascuno di essi in caso di malfunzionamento. I parametri di valutazione dell’impatto saranno in precedenza stabiliti dal gruppo di lavoro. Si può utilizzare un foglio di punteggio per ciascun elemento utilizzando "valori alti, medi, bassi" e quindi sommare il valore d’impatto totale per singolo elemento.

• classificare l’inventario in ordine di importanza, in funzione dell’impatto sugli affari aziendali, valutato in precedenza.

• decidere come effettuare la valutazione di conformità : in questa fase si deve scegliere come effettuare la valutazione, cioè affidarsi al fornitore o realizzare i test in azienda o utilizzare una combinazione di entrambi questi approcci. In pratica per affrontare in modo diligente il problema della sfida dell’Anno 2000 e per verificarne la affidabilità sarà necessario contattare tutti i fornitori al riguardo. E’ ragionevole verificare anzitutto che il fornitore abbia predisposto un "Programma Anno 2000" prima di richiedere la conformità di specifici prodotti. Nel caso il fornitore non sapesse se i suoi prodotti sono conformi o meno, sarà importante stabilire entro quale data disporrà di tali informazioni. Nel caso estremo in cui il fornitore non dia la certezza di produrre in tempo informazioni sui componenti dell’inventario o, al limite, non fosse più reperibile, potrebbero sorgere seri problemi nella valutazione della conformità.

In conclusione, la valutazione del fornitore è parte integrante nel processo di valutazione e dovrebbe avere la dovuta priorità nell’intero Progetto Anno 2000.

• effettuare i test: anche se l’azienda dispone di tecnici in grado di effettuarli, il tempo potrebbe essere un fattore limitante nel completare i test di tutti gli elementi in inventario. E’ possibile scegliere, per ciascun componente, fra le seguenti opzioni:

1. fare affidamento sulle dichiarazioni scritte del fornitore,
2. osservare i test effettuati dal fornitore,
3. effettuare i test in proprio,
4. effettuare i test in collaborazione con il fornitore.

Ciascun componente dell’inventario deve essere preso in considerazione allo scopo di stabilirne il livello di conformità con sufficiente sicurezza onde consentire di prendere una decisione in merito al rischio da esso posto.

• effettuare la valutazione, in ordine decrescente di importanza, del livello di conformità all’Anno 2000 di ciascun elemento dell’inventario ed assegnare una probabilità di malfunzionamento. I livelli di conformità possono essere definiti nel modo seguente:

Livello 0 Il componente non funziona nell’Anno 2000 o in precedenza.

Livello 1 Alcune funzioni principali non operano correttamente.

Livello 2 La data emessa, come viene presentata, ha problemi legali o normativi.                  

Livello 3 Le funzioni normalmente inutilizzate non operano correttamente e potrebbero causare problemi in futuro.

Livello 4 Problema estetico o facilmente risolvibile.

Livello 5 Completamente conforme prima, durante e dopo l’Anno 2000.

• scegliere l’azione più appropriata per ognuno dei componenti sulla base dei livelli di conformità sopra riportati. Le possibilità sono:

- sostituzione
- aggiornamento / correzione
- interventi sul processo
- eliminazione del componente e relativo processo

Salute e Sicurezza

La sfida dell’anno 2000 può creare notevoli problemi in molti impianti di sicurezza e controllo accessi. Vi forniamo a questo scopo una lista di controllo, che non richiede alcuna esperienza tecnica. Se la risposta ad una sola domanda è positiva, è bene approfondire l’analisi prendendo contatto con il fornitore o il servizio di manutenzione e richiedere una dichiarazione scritta di conformità dell’impianto.

Questa lista di controllo è stata elaborata dal prestigioso IEE americano (Institution of Electrical Engineers). Il sistema:

• visualizza o stampa una data o un orario ?
• attua una sequenza controllata a tempo ?
• compie operazioni comunque connesse al tempo ?
• produce ad intervalli regolari dei rapporti stampati o visualizzati ?
• contrassegna con data-ora i dati o utilizza dati contrassegnati da data-ora ?
• mantiene degli archivi storici ?
• genera delle segnalazioni ad intervalli di tempo prefissati ?
• all'avviamento, richiede l’introduzione di una data ?
• riconosce il giorno della settimana sulla base della data di calendario ?
• invia informazioni di data ed ora ad altri sistemi ?
• si collega ad un rete ove è presente una data ?
• il tecnico di manutenzione può programmare la data ?
• richiede un intervento per modificare l'ora legale e quella solare ?
• dispone di un comando che permette di impostare o cambiare la data ?

Infine, una lista non esauriente di applicazioni che potrebbero contenere microprocessori incorporati è disponibile in Appendice I.

Indice >>

RUOLI e RESPONSABILITA'

A sostegno della tesi espressa in precedenza , che l'argomento in discussione è un problema di grande rilevanza per gli affari ed il funzionamento aziendale, prima che essere un problema tecnico-informatico, riportiamo la lista di 10 temi, inerenti il processo di adeguamento all'Anno 2000, e le funzioni aziendali che dovrebbero essere coinvolte.

Una attenta riflessione su questi temi permette di meglio collocare ruoli e responsabilità nell'ambito del progetto.